Privacy Policy

6.0 PROCEDURE

6.1 All confidential information should be used solely for company business purposes. This includes not sharing sensitive information about the company’s business model or services on social media or the internet.

6.2 Any company confidential information that employees may learnt/obtained during the course of their employment is to be used solely in pursuit of the company’s business interests and must not be disclosed, directly or indirectly, to any other person, corporation, or entity unless otherwise authorized by the company.

6.3 All employees are responsible for safeguarding, securing, and properly disposing of confidential information in accordance with the company’s policy. This restriction continues to apply even after the termination of the employment relationship, regardless of the reason for termination of the employees are requested to be responsible for safeguarding, securing and proper disposal of confidential information per the company’s policy.

6.4 Categories of Data Collected

6.5 Purpose of Collection and Processing Personal data is collected and processed for specific operational reasons, including:

1. (i)Delivering products or servicing client contracts.
2. (ii)Managing customer inquiries, complaints, or account administration.
3. (iii)Conducting recruitment, payroll, and employee benefits administration.
4. (iv)Meeting legal, regulatory, tax, or statutory compliance mandates.

6.6 Steps to safeguard of confidential information:

1. (i)Ensure all employees have signed the non-disclosure agreements (NDAs)
2. (ii)Proper safe the filing and accurate labelling on file or documents;
3. (iii)Impose limited access right;
4. (iv)Maintain information on a “need to know” basis;

6.7 Disclosure to third parties Personal data may be shared with external parties only under strict confidentiality obligations for valid operational purposes:

1. (i)Third-party service providers (IT support, cloud storage, payment processors).
2. (ii)Professional advisers (auditors, legal counsel, tax consultants).
3. (iii)Government agencies, regulatory authorities, or law enforcement bodies when required by law.
4. (iv)Job placement

6.8 Way to secure confidential information:

1. (i)Ensure Orientation training includes emphasis on importance to protect the company’s information;
2. (ii)Prohibit the dissemination of confidential information without management’s approval;
3. (iii)Clarify the implication of violating the company’s policy;
4. (iv)Employees must be briefed on action to be taken if suspect or actual breaches of confidential information to their supervisor or the designated data protection officer (DPO).
5. (v)Create awareness that reports shall be handled confidentially and without fear of retaliation.

6.9 Disposal the confidential information:

1. (i)Employees must tear up, cut into pieces, or shred unwanted confidential documents using an appropriate document shredder;
2. (ii)Employees are not allowed to recycle any printed confidential documents;
3. (iii)Management may appoint an external service provider to destroy confidential documents or any hardware or software

7.0 Action to take if a Breach of Confidential Information is Found

7.0.1 Immediate Notification:

1. (i)Internal Reporting: Immediately report the breach to direct supervisor or the designated data protection officer (DPO) and senior management on the incident.
2. (ii)Documentation: Record the details of the breach, including the date, time, nature of the breach, and any relevant information.

7.0.2 Initial Assessment:

1. (i)Evaluate Impact: Evaluate the extent and impact of the breach. Identify the information that was compromised, the method of access or disclosure, and the potential repercussions for both the company and the affected individuals.
2. (ii)Containment: Act swiftly to contain the breach and prevent any further unauthorized access or disclosure. This may involve isolating the affected systems, revoking access permissions, and securing physical documents.

7.0.3 Investigation:

1. (i)Conduct Investigation: The DPO or any designated representative will conduct an investigation into the breach to determine its cause, identify the affected data, and assess any procedural or security shortcomings.
2. (ii)Gather Evidence: Gather and preserve evidence related to the breach, such as logs, communications, and physical documents, to support the investigation.

7.0.4 Notification:

1. (i)Internal Communication: Inform relevant internal stakeholders about the breach, including the senior management team and affected departments.
2. (ii)External Notification: If required by law or company policy, notify affected individuals and relevant authorities. Clearly communicate details about the breach, its impact, and the measures being taken to address the issue.

7.0.5 Remediation:

1. (i)Implement Corrective Measures: Based on the investigation’s findings, take corrective actions to address the root cause of the breach and prevent future recurrence. This may involve updating policies, providing additional training, and strengthening security measures.
2. (ii)Review and Update Policies: Review and update company policies and procedures related to confidential information to strengthen protection measures.

7.0.6 Documentation and Reporting:

1. (i)Report Findings: Prepare a detailed report outlining the breach, investigation findings, corrective actions implemented, and recommendations for preventing future occurrences.
2. (ii)Maintain Records: Keep records of the breach, including investigation reports, notification correspondence, and remedial actions, for compliance and auditing purposes.

7.0.7 Follow-Up:

1. (i)Monitor Effectiveness: Monitor the effectiveness of the corrective measures and make any necessary adjustments to ensure the ongoing protection of confidential information.
2. (ii)Conduct Audit: Regularly review and audit company’s procedures and security measures to ensure they remain effective in preventing breaches.

7.0.8 Training and Awareness:

1. (i)Conduct Training: Provide additional training to employees on managing confidential information and responding to breaches. Ensure that all employee understand their responsibilities and are familiar with the procedures for reporting and handling breaches.

7.0 ENFORCE COMPLIANCE

7.1. Training shall be provided to ensure compliance with these procedures. Failure to comply with the procedures may result in disciplinary action, including termination of employment and/or legal action, where necessary.

8.0 REGULAR REVIEW AND PREVENTION

8.1. This policy will be reviewed annually and updated as needed to ensure its effectiveness in protecting the company’s confidential information.

8.2 To provide ongoing training and awareness programs will be conducted to ensure all employees understand their responsibilities regarding confidential information.

8.3 Personal data and confidential information will be retained for a period of 7 years, or as otherwise required by applicable laws and regulations.

DATA PROTECTION OFFICER/ PRIVACY ENQUIRIES

For any enquiries, requests or concerns relating to the collection, use, disclosure or protection of personal data, please contact our designated Data Protection Officer (DPO):

Name: Nicole Tan

Email: inquiry@hmresources-gp.com

Contact No.:011 – 31418009

6.0 PROSEDUR

6.1 Semua maklumat sulit hendaklah digunakan semata-mata untuk tujuan perniagaan syarikat. Ini termasuk larangan berkongsi maklumat sensitif mengenai model perniagaan atau perkhidmatan syarikat di media sosial atau internet.

6.2 Sebarang maklumat sulit syarikat yang dipelajari atau diperoleh oleh pekerja sepanjang tempoh perkhidmatan mereka hendaklah digunakan semata-mata untuk kepentingan perniagaan syarikat dan tidak boleh didedahkan, sama ada secara langsung atau tidak langsung, kepada mana-mana individu, syarikat atau entiti lain, melainkan mendapat kebenaran daripada syarikat.

6.3 Semua pekerja bertanggungjawab untuk menjaga, melindungi dan melupuskan maklumat sulit dengan sewajarnya mengikut polisi syarikat. Tanggungjawab ini terus terpakai walaupun selepas penamatan hubungan pekerjaan, tanpa mengira sebab penamatan tersebut.

6.4 Kategori Data yang Dikumpulkan

6.5 Tujuan Pengumpulan dan Pemprosesan Data peribadi dikumpulkan dan diproses untuk tujuan operasi tertentu, termasuk:

1. (i)Menyediakan produk atau melaksanakan perkhidmatan di bawah kontrak dengan pelanggan.
2. (ii)Mengurus pertanyaan, aduan atau pentadbiran akaun pelanggan.
3. (iii)Menjalankan proses pengambilan pekerja, pengurusan gaji dan pentadbiran faedah pekerja.
4. (iv)Memenuhi keperluan pematuhan undang-undang, peraturan, cukai atau berkanun.

6.6 Langkah-langkah untuk melindungi maklumat sulit:

1. (i)Memastikan semua pekerja telah menandatangani Perjanjian Kerahsiaan (NDA);
2. (ii)Memastikan fail atau dokumen disimpan dengan selamat dan dilabel dengan tepat;
3. (iii)Mengehadkan hak akses kepada maklumat;
4. (iv)Memastikan akses kepada maklumat diberikan hanya berdasarkan prinsip “perlu tahu”;

6.7 Pendedahan kepada Pihak Ketiga Data peribadi hanya boleh dikongsi dengan pihak luar tertakluk kepada kewajipan kerahsiaan yang ketat bagi tujuan operasi yang sah:

1. (i)Penyedia perkhidmatan pihak ketiga (sokongan IT, penyimpanan awan, penyedia perkhidmatan pemprosesan pembayaran).
2. (ii)Penasihat profesional (juruaudit, penasihat undang-undang, perunding cukai)
3. (iii)Agensi kerajaan, pihak berkuasa kawal selia atau badan penguatkuasaan undang-undang apabila dikehendaki oleh undang-undang.
4. (iv)Penempatan pekerjaan.

6.8 Cara untuk melindungi maklumat sulit:

1. (i)Memastikan latihan orientasi merangkumi penekanan terhadap kepentingan melindungi maklumat syarikat;
2. (ii)Melarang penyebaran maklumat sulit tanpa kelulusan pihak pengurusan;
3. (iii)Menjelaskan implikasi daripada pelanggaran polisi syarikat;
4. (iv)Pekerja mesti diberi taklimat mengenai tindakan yang perlu diambil sekiranya mereka mengesyaki atau mendapati berlaku pelanggaran maklumat sulit, dan hendaklah melaporkannya kepada penyelia mereka atau Pegawai Perlindungan Data (DPO) yang dilantik;
5. (v)Meningkatkan kesedaran bahawa setiap laporan akan dikendalikan secara sulit dan bahawa pelapor tidak perlu bimbang akan sebarang tindakan balas.

6.9 Pelupusan maklumat sulit:

1. (i)Pekerja boleh mengoyakkan dokumen yang tidak diperlukan, memotong dokumen tersebut kepada cebisan kecil atau menggunakan mesin pencarik dokumen;
2. (ii)Pekerja tidak dibenarkan mengitar semula sebarang dokumen bercetak yang mengandungi maklumat sulit;
3. (iii)Pihak pengurusan boleh melantik pembekal perkhidmatan luar untuk memusnahkan dokumen sulit atau sebarang perkakasan atau perisian.

7.0 Tindakan yang perlu diambil sekiranya berlaku pelanggaran maklumat sulit:

7.0.1 Pemberitahuan Segera:

1. (i)Pelaporan Dalaman: Melaporkan dengan segera pelanggaran tersebut kepada penyelia langsung atau Pegawai Perlindungan Data (DPO) yang dilantik serta pengurusan kanan dan memberikan maklumat mengenai insiden tersebut.
2. (ii)Dokumentasi: Merekodkan butiran pelanggaran, termasuk tarikh, masa, sifat pelanggaran dan sebarang maklumat berkaitan.

7.0.2 Penilaian Awal:

1. (i)Menilai Kesan: Menilai tahap dan kesan pelanggaran tersebut. Mengenal pasti maklumat yang telah terjejas, kaedah akses atau pendedahan serta potensi implikasi terhadap syarikat dan individu yang terjejas.
2. (ii)Pembendungan: Bertindak dengan segera untuk membendung pelanggaran dan mencegah sebarang akses atau pendedahan lanjut tanpa kebenaran. Ini mungkin melibatkan pengasingan sistem yang terjejas, pembatalan kebenaran akses dan penyimpanan dokumen fizikal di tempat yang selamat.

7.0.3 Siasatan:

1. (i)Menjalankan Siasatan: DPO atau mana-mana wakil yang dilantik akan menjalankan siasatan terhadap pelanggaran tersebut untuk menentukan puncanya, mengenal pasti data yang terjejas serta menilai sebarang kelemahan dalam prosedur atau aspek keselamatan.
2. (ii)Mengumpul Bukti: Mengumpul dan memelihara bukti yang berkaitan dengan pelanggaran tersebut, seperti log, komunikasi dan dokumen fizikal, bagi menyokong siasatan.

7.0.4 Pemberitahuan:

1. (i)Komunikasi Dalaman: Memaklumkan pihak berkepentingan dalaman yang berkaitan mengenai pelanggaran tersebut, termasuk pasukan pengurusan kanan dan jabatan yang terjejas.
2. (ii)Pemberitahuan Luaran: Jika diwajibkan oleh undang-undang atau polisi syarikat, memaklumkan individu yang terjejas dan pihak berkuasa yang berkaitan. Memaklumkan dengan jelas butiran mengenai pelanggaran, kesannya serta langkah-langkah yang sedang diambil untuk menangani isu tersebut.

7.0.5 Pemulihan:

1. (i)Melaksanakan Langkah Pembetulan: Berdasarkan dapatan siasatan, mengambil tindakan pembetulan untuk menangani punca utama pelanggaran dan mencegah kejadian yang sama daripada berulang pada masa hadapan. Ini mungkin melibatkan pengemaskinian polisi, penyediaan latihan tambahan dan pengukuhan langkah-langkah keselamatan.
2. (ii)Menyemak dan Mengemas Kini Polisi: Menyemak dan mengemas kini polisi dan prosedur syarikat yang berkaitan dengan maklumat sulit untuk memperkukuh langkah-langkah perlindungan.

7.0.6 Dokumentasi dan Pelaporan:

1. (i)Melaporkan Dapatan: Menyediakan laporan terperinci yang menggariskan pelanggaran, dapatan siasatan, tindakan pembetulan yang telah dilaksanakan serta cadangan untuk mencegah kejadian yang sama daripada berlaku pada masa hadapan.
2. (ii)Mengekalkan Rekod: Menyimpan rekod pelanggaran, termasuk laporan siasatan, surat-menyurat berkaitan pemberitahuan dan tindakan pemulihan, bagi tujuan pematuhan dan pengauditan.

7.0.7 Susulan:

1. (i)Memantau Keberkesanan: Memantau keberkesanan langkah pembetulan dan membuat sebarang pelarasan yang diperlukan untuk memastikan perlindungan berterusan terhadap maklumat sulit.
2. (ii)Menjalankan Audit: Menyemak dan mengaudit secara berkala prosedur serta langkah keselamatan syarikat untuk memastikan langkah-langkah tersebut kekal berkesan dalam mencegah pelanggaran.

7.0.8 Latihan dan Kesedaran:

1. (i)Menjalankan Latihan: Menyediakan latihan tambahan kepada pekerja mengenai pengurusan maklumat sulit dan tindakan yang perlu diambil sekiranya berlaku pelanggaran. Memastikan semua pekerja memahami tanggungjawab mereka dan mengetahui prosedur untuk melaporkan serta mengendalikan pelanggaran.

7.0 PENGUATKUASAAN PEMATUHAN

7.1 Menyediakan latihan dan memastikan pematuhan terhadap prosedur. Kegagalan mematuhi prosedur boleh mengakibatkan tindakan disiplin, termasuk penamatan perkhidmatan dan/atau tindakan undang-undang, jika perlu.

8.0 SEMAKAN BERKALA DAN PENCEGAHAN

8.1 Polisi ini akan disemak setiap tahun dan dikemas kini mengikut keperluan bagi memastikan keberkesanannya dalam melindungi maklumat sulit syarikat.

8.2 Program latihan dan kesedaran akan disediakan dan dilaksanakan secara berterusan bagi memastikan semua pekerja memahami tanggungjawab mereka berkaitan dengan maklumat sulit.

8.3 Data peribadi dan maklumat sulit hendaklah disimpan untuk tempoh 7 tahun, atau sebagaimana yang dikehendaki oleh undang-undang dan peraturan yang berkuat kuasa.

PEGAWAI PERLINDUNGAN DATA/ PERTANYAAN BERKAITAN PRIVASI

Bagi sebarang pertanyaan, permintaan atau kebimbangan berkaitan dengan pengumpulan, penggunaan, pendedahan atau perlindungan data peribadi, sila hubungi Pegawai Perlindungan Data (DPO) yang dilantik:

Nama: Nicole Tan

E-mel: inquiry@hmresources-gp.com

No. Telefon :011 – 31418009